Vedtægter
§ 1. Navn og hjemsted
Selskabets navn er "Dansk Selskab for Medicinsk Informatik" (på engelsk: "The Danish Society of Medical Informatics"). Selskabets hjemsted er København.
§ 2. Formål
Selskabets formål er at udbrede viden om og øge interessen for medicinsk informatik. Formålet opnås bl.a. gennem afholdelse af f.eks. medlemsmøder, konferencer og kurser, udgivelse af et medlemsblad og deltagelse i nationalt og internationalt samarbejde inden for medicinsk informatik.
§ 3. Medlemskab
Alle personer, der vil medvirke til at realisere selskabets formål, kan optages som medlemmer.
Æresmedlemmer kan udnævnes af en enig bestyrelse, når udnævnelsen er begrundet i en enestående indsats indenfor foreningens interesseområde. Udnævnelsen skal finde sted i forbindelse med en ordinær generalforsamling. Æresmelemmer er kontingentfrie.
§ 4. Firmamedlemskab
Firmaer, institutioner og lignende, der vil medvirke til selskabets formål, kan optages som firmamedlemmer. Firmamedlemskab giver adgangs- og taleret, men ikke stemmeret ved Selskabets generalforsamling. Firmaets / institutionens ansatte kan deltage på lige fod med medlemmerne i Selskabets mødeaktiviteter, herunder opnå eventuelle rabatter. Firmamedlemmer betragtes som eet medlem ved udsendelse af materiale fra Selskabet.
§ 5. Indmeldelse og udmeldelse
Indmeldelse i selskabet sker ved indbetaling af kontingent. Et nyt medlem har først stemmeret 3 måneder efter indbetalingsdatoen for det første kontingent.
Udmeldelse sker ved skriftlig henvendelse til selskabets sekretariat
§ 6. Eksklusion
Medlemmer og firmamedlemmer kan efter begrundet indstilling fra bestyrelsen ekskluderes fra selskabet, såfremt en generalforsamling vedtager dette med mindst 2/3 af de afgivne stemmer, Ekskluderede medlemmer kan kun genoptages i Selskabet såfremt en generalforsamling vedtager dette.
§ 7. Generalforsamling
Generalforsamlingen er selskabets højeste myndighed. Udover medlemmer har selskabets eventuelle advokat samt anden af bestyrelsen udpeget sagkundskab adgang til generalforsamlingen. Kun medlemmer, der har betalt kontingent, har stemmeret og er valgbare til selskabets tillidsposter (bestyrelsesposter, revisor og suppleanter for disse poster). Der skal på generalforsamlingen foreligge en fortegnelse over medlemmer, der har betalt kontingent.
Hvert medlem kan kun beklæde een tillidspost.
Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, når reglerne i 8 eller 9 for indkaldelse er overholdt. Der kan kun træffes afgørelser i sager, der er anført i den udsendte dagsorden.
Under punktet "Eventuelt" kan alt diskuteres, men kun henstillinger kan vedtages.
Generalforsamlingen ledes af en af forsamlingen valgt dirigent, der ikke må være bestyrelsesmedlem eller -suppleant.
Hvert medlem har een stemme, medmindre andet er anført i vedtægterne. Et medlem kan desuden stemme for et andet medlem, såfremt der foreligger en skriftlig fuldmagt. Ingen person kan stemme med mere end een fuldmagt.
På generalforsamlingen afgøres alle spørgsmål ved simpelt flertal blandt de afgivne stemmer, medmindre andet er anført i vedtægterne. Vedtægtsændringer (herunder tilføjelser) kræver, at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget, for at dette kan vedtages umiddelbart.
Opnår et forslag om vedtægtsændring mindre end 2/3 af stemmerne, men mere end halvdelen, kan forslaget vedtages på den næstfølgende generalforsamling med simpelt flertal, såfremt det genfremsættes i uforandret form.
Afstemninger skal foregå skriftligt, såfremt blot en af de stemmeberettigede forlanger dette.
Hvor intet andet er anført i vedtægterne, fastlægger dirigenten proceduren for afstemninger.
De på generalforsamlingen vedtagne beslutninger og personvalg nedfældes i et referat, som har gyldighed efter godkendelse og underskrift af dirigenten, referenten og bestyrelsens formand (eller i dennes fravær næstformanden).
Et godkendt og underskrevet referat skal foreligge senest 3 uger efter generalforsamlingen, og det skal herefter udleveres på forlangende. Det skal herudover udsendes til medlemmerne senest 2 måneder efter generalforsamlingens afholdelse, eventuelt ved publicering i medlemsbladet.
§ 8. Ordinær generalforsamling
Den ordinære generalforsamling skal afholdes hvert år i marts måned. Bestyrelsen skal udsende en skriftlig indkaldelse mindst 4 uger før afholdelsen. Med indkaldelsen skal følge en dagsorden og eventuelle indkomne forslag. Det reviderede regnskab for seneste kalenderår, samt indkomne forslag skal udsendes senest 1 uge før generalforsamlingen.
Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter:
l. Valg af dirigent.
2. Beretning fra bestyrelsen.
3. Forelæggelse af det reviderede regnskab.
4. Fastsættelse af kontingent.
5. Indkomne forslag.
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og -suppleanter.
7. Valg af revisor og revisorsuppleant.
8. Eventuelt.
Medlemmerne kan indsende forslag. Disse skal være bestyrelsen i hænde senest to uger inden generalforsamlingen. Kun således udsendte forslag samt ændringsforslag hertil kan vedtages.
Ændringsforslag kan fremsættes på generalforsamlingen.
§ 9. Ekstraordinær generalforsamling
Bestyrelsen skal indkalde til ekstraordinær generalforsamling, hvis en generalforsamling har vedtaget dette, eller såfremt to bestyrelsesmedlemmer eller mindst 10 medlemmer forlanger dette. Begæring om afholdelse af ekstraordinær generalforsamling skal rettes til bestyrelsen, og der skal medfølge de ønskede dagsordenpunkter, herunder forslag.
Bestyrelsen skal medtage de ønskede punkter på dagsordenen og kan tilføje yderligere punkter. Bestyrelsen skal udsende en skriftlig indkaldelse med mindst 2 ugers varsel og med angivelse af en dagsorden. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes senest 5 uger efter at bestyrelsen har modtaget begæring herom, medmindre de, der har begæret den ekstraordinære generalforsamling, kan acceptere en længere tidsfrist.
Der skal foretages ekstraordinært bestyrelsesvalg, hvis det er anført i dagsordenen. En således ekstraordinært valgt bestyrelse sidder frem til næste ordinære generalforsamling.
§ 10. Bestyrelse, suppleanter og revisorer
Selskabets virksomhed ledes af en bestyrelse på 7 medlemmer, der vælges på en generalforsamling. Ordinært valg sker normalt for to år ad gangen. Hvis der er mere end 4 medlemmer på valg, er det dog kun de 4 medlemmer, der opnå flest stemmer, der vælges for to år, medens de øvrige vælges for eet år.
Et medlem kan højst være bestyrelsesmedlem 6 år i træk. Herefter kan nyvalg først finde sted, når der er gået to år siden sidste funktionsperiodes udløb. Valg af bestyrelsesmedlemmer skal foregå skriftligt, hvis der er opstillet flere kandidater end ledige poster. En stemmeberettiget må højst anføre et antal navne svarende til det antal poster, der skal besættes. Det star imidlertid den stemmeberettigede frit for at anføre færre navne på stemmesedlen.
Bestyrelsen konstituerer sig snarest muligt med en formand, en næstformand og en kasserer. Rekonstitution kan finde sted i løbet af valgperioden. Næstformanden er formandens stedfortræder.
Efter valg af bestyrelsesmedlemmer og formand, vælges to bestyrelsessuppleanter. Den suppleant, der opnår flest stemmer, betragtes som 1. suppleant. Suppleanter vælges for et år ad gangen og genvalg kan finde sted.
Endelig vælges to revisorer. Revisorer vælges for et år ad gangen og genvalg kan finde sted.
Ved stemmelighed (herunder 0) mellem flere kandidater til tillidsposter foretages der omvalg mellem disse.
Et bestyrelsesmedlem kan før udløbet af sin valgperiode efter eget ønske udtræde af bestyrelsen midlertidigt (mindst 2 måneder) eller permanent.
Hvis et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen, indtræder den første bestyrelsessuppleant i bestyrelsen på det udtrædende bestyrelsesmedlems plads. Den anden bestyrelsessuppleant bliver herefter første bestyrelsessuppleant.
Hvis begge bestyrelsessuppleanter på denne måde er indtrådt i bestyrelsen og der sker yderligere udtræden af bestyrelsen, skal bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling med henblik på valg af nye bestyrelsesmedlemmer og -suppleanter, som alle vil være på valg ved den næste ordinære generalforsamling.
Bestyrelsessuppleanter kan deltage i bestyrelsens møder og skal indkaldes til disse, men de har ikke stemmeret.
Bestyrelsen skal søge at nå til enighed om de behandlede sager, men om fornødent træffes beslutning ved simpelt flertal blandt de afgivne stemmer. Ved stemmelighed er formandens (eller i dennes fravær: næstformandens) stemme afgørende. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer er tilstede.
Der udarbejdes et referat fra hvert bestyrelsesmøde. Bestyrelsen fastsætter i øvrigt sin forretningsorden, der skal foreligge skriftligt.
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg og arbejdsgrupper.
§ 11. Tegning og hæftelse
Selskabet forpligtes ved underskrift af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være formanden (eller ved dennes forfald: næstformanden). Formanden kan meddele selskabets kasserer fuldmagt til at modtage indbetalinger og betale indgående forpligtelser.
Selskabet hæfter kun for sine forpligtelser med den til selskabet til enhver tid hørende formue. Der påhviler ikke selskabets medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse.
§ 12. Kontingent
Kontingentet fastsættes på den ordinære generalforsamling og gælder et år frem fra d. 1/4. Det skal indbetales senest d. 1. maj efter generalforsamlingen. Ved indmeldelse mellem 1/1 og 31/3 dækker det indbetalte kontingent også den følgende kontingentperiode. Udmeldelse giver ikke ret til hel eller delvis tilbagebetaling af kontingent uanset tidspunktet for udmeldelsen.
En ekstraordinær generalforsamling kan vedtage, at medlemmerne skal indbetale et ekstraordinært kontingent. Fristen for en sådan indbetaling skal være mindst een måned fra udsendelsen af besked herom.
Ved kontingentrestance udsendes en påmindelse efter bestyrelsens skøn. Hvis et medlem ikke har indbetalt kontingent senest 14 dage efter en påmindelse, kan bestyrelsen betragte medlemmet som udmeldt. Dette skal meddeles medlemmet skriftligt.
§ 13. Økonomi og regnskab
Selskabets regnskabsår er kalenderåret. Kassereren skal fremlægge regnskabet for en af revisorerne senest 31/1. Revisoren skal kontrollere bilag og tilstedeværelsen af de opførte aktiver. Såfremt regnskabet ikke giver et retvisende billede af Selskabets økonomiske forhold, skal revisoren påtegne regnskabet med en bemærkning om dette.
Kassereren skal i øvrigt redegøre for Selskabets økonomiske forhold, herunder fremlægge bilag, såfremt et bestyrelsesmedlem eller en revisor forlanger dette.
§ 14. Medlemsskab af andre foreninger mm
Selskabet kan efter vedtagelse på en generalforsamling deltage (eller ophøre med at deltage) i nationalt og internationalt samarbejde vedrørende medicinsk informatik, f.eks. gennem medlemskab af EFMI og IMIA.
§ 15. Opløsning af selskabet
Til selskabets opløsning kræves det, at mindst 2/3 af samtlige selskabets medlemmer stemmer for.
Er 2/3 af medlemmerne ikke tilstede ved generalforsamlingen, kan bestyrelsen - senest 30 dage efter - indkalde til en ny generalforsamling, hvor opløsningen kan vedtages med 2/3 af stemmerne fra de tilstedeværende.
Ved opløsning overgår selskabets midler til Dansk Medicinsk Selskab
Få nyheder først!
V-CHI, Aalborg Universitet - Fr. Bajersvej 7D - 9220 Aalborg Ø - Tlf.: +45 9940 9880
